BBP Mektan BBP Mektan - Mekanisasi Pertanian

Jakarta, 25/10.2018. ‘’ARSIP merupakan sebuah rekaman peristiwa yang mempunyai peranan sangat penting dalam penyelenggaraan manajemen pemerintahan khususnya dan kehidupan berbangsa dan bernegara pada umumnya’’ ungkap Syukur Iwantoro dalam sambutannya di acara Sosialisasi Kearsipan lingkup UK/UPT Kementerian Pertanian di Auditorium Kementerian Pertanian, Jakarta. 

Baca juga: Tertib Administrasi Dalam Pengelolaan Dan Pemberkasan Arsip

Dengan tema “Kementerian Pertanian Memasuki Era Industri 4.0 dalam Pengelolaan Kearsipan dan Tata Persuratan” diharapkan agar seluruh arsiparis sebagai ujung tombak kearsipan di UK/UPT masing-masing dapat memberikan dan menerima segala perubahan yang terjadi, menyongsong era industri 4.0 arsiparis yang ada di Kementerian Pertanian dapat meningkatkan kemampuan dan pengetahuannya agar tidak ketinggalan oleh kemajuan jaman.

Baca juga: Sosialisasi PPID Tingkatkan Pemahaman Kinerja Pelayanan Publik

Kementerian Pertanian saat ini menduduki peringkat 5 diantara Kementerian lain di Indonesia, prestasi yang sangat membanggakan, peningkatan kemampuan dan pengetahuan kerasipan sangan dibutuhkan. Arsip adalah aset yang sangat berharga, warisan nasional dari generasi ke generasi yang perlu dipelihara dan dilestarikan. Bahkan tingkat keberadaban suatu bangsa dapat dilihat dari pemeliharaan dan pelestarian terhadap arsipnya. Untuk itu arsip perlu dikelola dengan baik dalam sebuah kerangka sistem yang benar.

Baca juga: Pembahasan Rencana Operasional Penelitian/Perekayasaan (ROPP) dan Dokumen Manual Kegiatan DIPA 2013 BBP Mektan

Sistem kearsipan harus mencakup semua sub sistem dalam manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan dimaknai sebagai pelaksanaan fungsi-fungsi manajeman dalam rangka mengelola keseluruhan daur hidup arsip, mulai dari proses penciptaan, pendistribusian, penggunaan, penyimpanan arsip aktif, pemindahan arsip, penyimpanan arsip inaktif, pemusnahan, dan penyimpanan arsip permanen (Wallace, 1992:2-8). Sedangkan sistem merupakan sekelompok kegiatan yang saling berkaitan yang secara bersama-sama berusaha mencapai tujuan (Ricks, 1992: 12). 

Baca juga: Sosialisasi PPID Tingkatkan Pemahaman Kinerja Pelayanan Publik

Sedangkan Sistem Kearsipan itu sendiri adalah rangkaian sub sistem dalam manajemen kearsipan yang bekerja sama untuk mencapai tujuan agar arsip tertata dalam unit-unit informasi siap pakai untuk kepentingan operasional, dengan azaz informasi yang tepat digunakan oleh orang yang tepat, untuk kepentingan tepat, pada waktu yang tepat, dengan biaya serendah mungkin. Sub sistem dalam sistem kearsipan mencakup Tata Naskah Dinas (form management), pengurusan surat (Correspondence management), penataan berkas (files management), tata kearsipan dinamis (records management), dan tata kearsipan statis (archives management). (TS)